Как получить, ознакомиться и утвердить документы в СБИС

Одной из возможностей пользования СБИС является доступность обмена электронными документами с поставщиками и покупателями с помощью сервиса. Вы можете направлять и получать документы, сверять взаиморасчеты, пользуясь функционалом системы и электронной подписью, при этом документы будут иметь полную юридическую силу.

Содержание:

1 Правила получения документов в системе СБИС
2 Как получать документы в СБИС: поэтапная инструкция

Правила получения документов в системе СБИС

Ежедневно компании получают документы в программе, как от контрагентов, так и от госучреждений. При получении, входящие документы автоматически обрабатываются программой и сортируются, впоследствии переходя к сотрудникам.

В СБИС определен регламент проведения операции, её тип и правила, в соответствии с которыми поступивший документ будет обработан и принят компанией.

Также настроена автоматическая передача ответственному сотруднику или подразделению.

Правила получения документов и их регистрации и последующей обработки заданы по умолчанию. В соответствии с требованиями Вашей компании, можно изменить установленные правила или настроить свои.

Как изменить правила получения документов по умолчанию

Если вы не стали менять настройки получения документов, то все входящий регистрируются автоматически в соответствии с правилами по умолчанию.

При заданных таким образом правилах получения документов можно настроить вручную следующие параметры в личном кабинете:

«Ограничить круг отправителей» — с помощью которого Вы сможете определять от кого получать документы;
«Включить ручное распределение»;
«Настроить передачу ответственному» — в соответствии с которым документы на выполнение будут передаваться назначенному лицу.

Чтобы изменить эти параметры, Вам нужно будет осуществить следующие действия:

Перейти в раздел «Документы»;
Зайти в папку «Входящие»;
Нажать на значок, обозначающий настройки;
Изменить соответствующий параметр;
Сохранить изменения.

Как изменить настройку «Ограничить круг отправителей»

Если по какой-то причине Вы не хотите получать документы с помощью электронного документооборота СБИС от всех пользователей, либо хотите исключить конкретных, то понадобится:

Следуя инструкции выше перейти в раздел «От кого получать документы?»;
Добавить контакты, с которыми Вы планируете осуществлять электронный документооборот в «Избранные»;
Выбрать параметр получения документов «Только от внесенных в Избранные».

Таким образом, Вы будете получать документы только от тех контрагентов, кого сами внесли в список. Другие контрагенты не смогут осуществлять с вами ЭДО.

Как изменить настройку «Включить ручное распределение»

Для того чтобы входящие документы не обрабатывались и регистрировались автоматически, можно изменить функцию регистрации документов на ручную, для этого:

Следуя инструкции выше, переходим в раздел «Правила регистрации»;
Далее нажимаем на слово «автоматически» в настройках, заданных по умолчанию;
Меняем автоматическую регистрацию на регистрацию вручную.

Как изменить настройку «Настроить передачу ответственному»

Для того чтобы изменить ответственное лицо, и порядок его определения нужно:

Перейти в раздел «Правила регистрации», аналогично с предыдущей настройкой;
Выбрать подходящий способ регистрации ответственного лица.
Измените порядок определения ответственного, если правило вам не подходит.

Как получать документы в СБИС: поэтапная инструкция

Поступающие документы с помощью функционала СБИС определяются в раздел «Документы» — «Входящие». Обработка входящих документов включает в себя три этапа: получение, изучение и подписание.

После прохождения всех этапов, документы сохраняются в системе, и нет необходимости в подписании их на бумажном носителе, так как они носят равную юридическую силу.

Этап 1. Получение документов

Когда Вам поступит входящий документ, система СБИС автоматически уведомит Вас о поступлении с помощи оповещения. В случае если Вы настраивали дополнительные способы получения уведомлений, Вам также может быть направлено соответствующее письмо на электронную почту.

Для того чтобы ознакомиться с документом, необходимо нажать на кнопку «Обработать».
Если Вы хотите обработать документ позднее, то выберите кнопку «Отложить».

Таким образом, входящий документ останется непрочитанным, а Вы будете периодически получать уведомления, чтобы не забыть о нем. Также Вы можете назначить конкретное время для напоминания о документе.

Этап 2. Ознакомление с документами

Когда Вы приступите к обработке документа, Вам необходимо будет перейти во входящие и открыть полученный файл.

Во вкладке «Документы» будет отображено имя отправителя и приложенные к письму файлы. Необходимо проверить данные документов на корректность на данном этапе.

Этап 3. Утверждение документов

После проверки документа на корректность, при обнаружении замечаний нажмите «Отклонить» и укажите причину. В случае если предоставленный документ корректен, нажмите «Утвердить», тем самым подписав его.

Для того чтобы пользоваться функцией обмена документов необходимо приобрети тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».