Одной из возможностей пользования СБИС является доступность обмена электронными документами с поставщиками и покупателями с помощью сервиса. Вы можете направлять и получать документы, сверять взаиморасчеты, пользуясь функционалом системы и электронной подписью, при этом документы будут иметь полную юридическую силу.
Содержание:
Правила получения документов в системе СБИС
Ежедневно компании получают документы в программе, как от контрагентов, так и от госучреждений. При получении, входящие документы автоматически обрабатываются программой и сортируются, впоследствии переходя к сотрудникам.
В СБИС определен регламент проведения операции, её тип и правила, в соответствии с которыми поступивший документ будет обработан и принят компанией.
Также настроена автоматическая передача ответственному сотруднику или подразделению.
Правила получения документов и их регистрации и последующей обработки заданы по умолчанию. В соответствии с требованиями Вашей компании, можно изменить установленные правила или настроить свои.
Как изменить правила получения документов по умолчанию
Если вы не стали менять настройки получения документов, то все входящий регистрируются автоматически в соответствии с правилами по умолчанию.
При заданных таким образом правилах получения документов можно настроить вручную следующие параметры в личном кабинете:
- «Ограничить круг отправителей» — с помощью которого Вы сможете определять от кого получать документы;
- «Включить ручное распределение»;
- «Настроить передачу ответственному» — в соответствии с которым документы на выполнение будут передаваться назначенному лицу.
Чтобы изменить эти параметры, Вам нужно будет осуществить следующие действия:
- Перейти в раздел «Документы»;
- Зайти в папку «Входящие»;
- Нажать на значок, обозначающий настройки;
- Изменить соответствующий параметр;
- Сохранить изменения.
Как изменить настройку «Ограничить круг отправителей»
Если по какой-то причине Вы не хотите получать документы с помощью электронного документооборота СБИС от всех пользователей, либо хотите исключить конкретных, то понадобится:
- Следуя инструкции выше перейти в раздел «От кого получать документы?»;
- Добавить контакты, с которыми Вы планируете осуществлять электронный документооборот в «Избранные»;
- Выбрать параметр получения документов «Только от внесенных в Избранные».
Таким образом, Вы будете получать документы только от тех контрагентов, кого сами внесли в список. Другие контрагенты не смогут осуществлять с вами ЭДО.
Как изменить настройку «Включить ручное распределение»
Для того чтобы входящие документы не обрабатывались и регистрировались автоматически, можно изменить функцию регистрации документов на ручную, для этого:
- Следуя инструкции выше, переходим в раздел «Правила регистрации»;
- Далее нажимаем на слово «автоматически» в настройках, заданных по умолчанию;
- Меняем автоматическую регистрацию на регистрацию вручную.
Как изменить настройку «Настроить передачу ответственному»
Для того чтобы изменить ответственное лицо, и порядок его определения нужно:
- Перейти в раздел «Правила регистрации», аналогично с предыдущей настройкой;
- Выбрать подходящий способ регистрации ответственного лица.
- Измените порядок определения ответственного, если правило вам не подходит.
Как получать документы в СБИС: поэтапная инструкция
Поступающие документы с помощью функционала СБИС определяются в раздел «Документы» — «Входящие». Обработка входящих документов включает в себя три этапа: получение, изучение и подписание.
После прохождения всех этапов, документы сохраняются в системе, и нет необходимости в подписании их на бумажном носителе, так как они носят равную юридическую силу.
Этап 1. Получение документов
Когда Вам поступит входящий документ, система СБИС автоматически уведомит Вас о поступлении с помощи оповещения. В случае если Вы настраивали дополнительные способы получения уведомлений, Вам также может быть направлено соответствующее письмо на электронную почту.
- Для того чтобы ознакомиться с документом, необходимо нажать на кнопку «Обработать».
- Если Вы хотите обработать документ позднее, то выберите кнопку «Отложить».
Таким образом, входящий документ останется непрочитанным, а Вы будете периодически получать уведомления, чтобы не забыть о нем. Также Вы можете назначить конкретное время для напоминания о документе.
Этап 2. Ознакомление с документами
Когда Вы приступите к обработке документа, Вам необходимо будет перейти во входящие и открыть полученный файл.
Во вкладке «Документы» будет отображено имя отправителя и приложенные к письму файлы. Необходимо проверить данные документов на корректность на данном этапе.
Этап 3. Утверждение документов
После проверки документа на корректность, при обнаружении замечаний нажмите «Отклонить» и укажите причину. В случае если предоставленный документ корректен, нажмите «Утвердить», тем самым подписав его.
Для того чтобы пользоваться функцией обмена документов необходимо приобрети тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».
После того как Вы утвердите полученный документ, для Вас и отправителя документ становится юридически значимым и содержит подписи обеих сторон.